欢迎登陆阳泉市档案局官方网站

当前位置:首页 > 法规文件

阳泉市重大活动档案管理实施细则

 时间:2017-11-07       大    中    小      来源:

阳泉市重大活动档案管理实施细则

 

第一条 为贯彻落实《山西省重大活动档案管理办法》精神,规范全市重大活动档案管理,确保重大活动档案的齐全、完整、真实与安全,发挥重大活动档案的作用,更好地为经济社会发展服务,结合本市实际情况,制定本细则。

第二条 本细则所称的重大活动,是指符合下列条件之一的活动:

(一)党和国家领导人及省部级领导在我市进行视察、考察、调研等公务活动;

(二)市外政要、组织及其负责人、市外友好团体和著名友好人士等在我市的参观访问活动;

(三)国家、省在我市召开的重要会议、举办的重大活动;

(四)由市委、市人大、市政府、市政协主办的具有重大影响的国际性、地区性的会议、节庆、会展等大型活动;

(五)在全市具有重大影响的政治、经济、社会、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等活动或者公益性活动;

(六)在全市范围内产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件等的应对处置活动;

(七)其它的有关阳泉市改革、发展、民生等具有重大影响的活动。

第三条 本细则所称的重大活动档案,是指在上述重大活动过程中形成的具有保存利用价值,经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其它形式的原始记录。主要包括:

(一)纸质文件材料,包括各种文件、讲话、记录、图表、宣传报道、题词、典型材料、出版物等;

(二)音像材料,包括录音、录像、照片及文字说明等;

(三)有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括标志、证书、证件、奖章、徽标等;市外政要、友人赠送的礼品;

(四)电子文件,包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件、数据文件等以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体,依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件;

(五)其它具有保存价值的档案材料。

第四条 重大活动档案工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的原则。

(一)阳泉市重大活动档案属国家所有,任何单位和个人不得将重大活动档案据为己有。阳泉市各级档案行政管理部门负责监督、检查、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。

(二)重大活动主办、协办单位及重大活动涉及的县区、行业、单位应加强重大活动档案的管理,成立专门机构或者指定专人负责重大活动中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、移交工作,并接受阳泉市各级档案行政管理部门的业务指导和监督,向阳泉市各级国家综合档案馆移交重大活动形成的档案材料。

(三)单位独立举办重大活动的,由本单位所有参与部门、工作人员负责将该项重大活动档案收集齐全、科学整理,另设专门类目,归入本单位档案全宗,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;两个以上单位不分主次、联合举办的重大活动,由相关单位分别负责将该项重大活动档案收集齐全、系统整理,活动结束后6个月内各自向同级国家综合档案馆移交;两个以上单位分主次、共同举办的重大活动,由主办单位或指定的机构负责将所有参与单位、工作人员形成的该项重大活动档案收集齐全、统一整理,活动结束6个月内,由主办单位向同级国家综合档案馆移交;临时机构举办的重大活动,直接负责重大活动文件材料的管理,活动结束1个月内向同级国家综合档案馆移交。

特殊情况需要延迟移交档案的,须经阳泉市各级档案行政管理部门同意,并向其报送重大活动档案目录。

重大活动主办、协办单位以及涉及的地区、行业、单位可以保留重大活动档案的副本或复制件。

(四)集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分,档案所有者应当妥善保管,未经阳泉市各级档案行政管理部门批准,不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送,严禁倒卖牟利;禁止出卖、赠送给外国人。

阳泉市各级档案行政管理部门根据管理需要,对前款所列档案可以依法采取代为保管、收购等确保档案完整和安全的措施。鼓励档案所有者向国家综合档案馆捐赠、寄存、出售前款所列档案。

第五条 阳泉市各级档案行政管理部门要建立健全重大活动档案管理和工作机制,依据重大活动的不同内容,积极参加重大活动档案管理工作,加强与主办、协办单位的联系,掌握重大活动的有关情况,委派专业人员进行专业培训,制定重大活动档案管理工作方案,确定重大活动文件材料归档范围,督促、检查、指导主办、协办单位做好重大活动档案收集、整理、移交工作。

重大活动的主办、协办单位要统筹安排,制订重大活动实施计划、重大活动档案收集方案,确保档案管理所需经费、设施、人员三到位,确保重大活动档案的收集齐全、整理规范、保管安全。

重大活动档案管理所需经费列入同级财政预算。

第六条 阳泉市各级国家综合档案馆要加强对重大活动档案的科学管理,完善管理制度,改善保管条件,对移交进馆的重大活动档案应设立专门全宗,安排专人负责重大活动档案的收集、整理、鉴定等工作,建立重大活动档案资料目录,进行缩微处理和数字化加工等,实行异地异质备份,通过展览陈列、汇编史料等形式,依法向社会公开不涉密和非控制使用的重大活动档案,满足社会利用需求。

县、区组织承办的有市委、市人大、市政府、市政协领导参加的在全市有重大影响的重大活动档案,各县区国家综合档案馆在接收进馆时,应同时向市档案馆报送重大活动档案目录。

第七条 重大活动所形成的文字、图表、音像、实物等不同载体的文件材料,应按不同的规范要求整理归档:

(一)纸质文件材料:按《山西省<归档文件整理规则>实施细则》的要求进行整理;

(二)电子文件:须符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)的要求;

(三)音像档案:录音、录像须刻录光盘归档;照片整理须符合《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002),数码照片应进行冲洗、刻录光盘,以纸质、数码双套归档;

(四)光盘:以单张光盘为单位进行编目整理;

(五)实物:以件为单位进行编目整理。

重大活动各载体档案整理完毕后,编制重大活动档案归档说明。

第八条 阳泉市各级国家综合档案馆在重大活动档案整理、鉴定结束后,依据《中华人民共和国档案法》的有关规定及时向社会开放;涉密的重大活动档案,按照国家有关规定执行。

向国家综合档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人,可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,国家综合档案馆应当维护其合法权益。

向国家综合档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人,可以优先利用其移交、捐赠、寄存的档案资料。

第九条 对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人,由各级人民政府给予表彰和奖励。

对未按规定收集、整理重大活动档案和未按规定向阳泉市各级国家综合档案馆移交重大活动档案的主办、协办单位,档案行政管理部门应当责令其限期改正;违反《中华人民共和国档案法》《山西省档案管理条例》《山西省重大活动档案管理办法》的,依法追究其责任。

第十条 本市公民举办重大活动形成的档案,其管理可以参照本细则执行。

第十一条 本细则自2017年11月1日起施行。