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阳林字[2010]19号
关于印发《阳泉市集体林权制度改革
档案工作实施方案》的通知
各县（区）林业局、档案局:
为认真贯彻落实市委、市政府《关于开展集体林权制度改革的实施意见》（阳发[2010]4号）精神，切实加强和规范我市集体林权制度改革的档案管理工作，确保林改档案系统、完整、准确，现将《阳泉市集体林权制度改革档案工作实施方案》印发给你们，请遵照执行。
附：1、阳泉市集体林权制度改革档案工作实施方案
2、阳泉市集体林权制度改革文件材料归档范围与保管期限
二〇一〇年二月五日
附件1：
阳泉市集体林权制度改革档案工作
实 施 方 案
集体林权制度改革档案（以下简称林改档案）是集体林权制度改革工作的重要内容和成果，是林权管理活动的真实历史记录，是林地、林木所有权、使用权的法定凭证，具有法律效用，是维护林地权利人的合法权益、稳定和完善农村林地承包关系、确保农村社会稳定的重要保证，是国家档案的重要组成部分。为加强和规范我市林改档案管理工作，确保林改档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》、《国家林业局国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》(林策发〔2007〕61号)及《山西省集体林权制度改革档案管理办法（试行）》的规定，制定本方案。
一、基本原则
1、统一管理。严格按照林业、档案的有关法律法规和政策规定，根据林权改革的工作需要，明确档案管理要求，统一制度，统一领导。2、分级负责。市、县(区)林改办要认真抓好本机关、本单位的林权改革档案管理，同时指导所属单位做好林权改革档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作，县级林业主管部门要特别注意做好林权登记发证档案管理工作。各级档案行政管理部门应加强对本行政区域内林权改革档案工作的监督和指导。3、集中保管。林权改革档案由档案形成机关、单位集中保管，科学管理，实现档案资源信息共享，满足实际工作需要。4、同步进行。档案管理要与林权改革工作同步进行、协调开展，确保林权改革全过程档案资料的系统、完整、准确。5、规范运作。应以有利于档案安全保管和有效利用为原则，提出林权改革档案管理的具体要求，并严格按要求规范操作。
二、组织领导
市林业行政主管部门、市档案行政主管部门负责对全市林改档案管理工作的监督、检查、指导和验收；县（区）林业行政主管部门在做好县（区）级林改档案管理工作的同时，与县（区）档案行政管理部门密切配合，共同做好县（区）级林改档案的移交和接收工作，并对乡（镇）林业站、村集体经济组织的林改档案管理工作进行监督、检查、指导和验收。各级林业行政主管部门和建立林改档案的机构、组织，要切实加强对林改档案管理工作的领导，明确分管领导，建立林改档案管理领导责任制，健全工作制度，并保证林改档案管理所需的资金和设备及时到位。
三、实施步骤
（一）组织培训阶段
采取分级培训的方式，对林改档案管理人员进行培训。培训内容包括集体林权制度改革档案工作的重要性和必要性、集体林权制度改革文件材料的形成、收集、整理、归档的基本知识和操作技能以及档案保管、移交的具体要求。通过培训，使领导和林改档案管理人员增强做好档案工作的使命感和自觉性，提高基层林改档案管理人员档案管理能力。
（二）林改档案收集、整理、归档阶段
1、收集。各级林改档案工作人员要及时将林改工作过程中形成的能够反映林改工作重要活动且具有查考利用价值的各种载体文件材料的原件收集齐全，归入档案。收集时按市委、市政府《关于开展集体林权制度改革的实施意见》规定的工作步骤分阶段进行收集，具体要求为：（1）按照行政级别，市、县（区）、乡（镇）、村（组）形成的凡涉及集体林权制度改革工作中的各种会议材料、文件、工作计划、实施方案、工作宣传、检查、汇报、总结等文件材料，由主办单位按文书档案归档保存。（2）涉及森林资源调查图表、林权界线图表、各种汇总清册、统计表、林权登记申请表、林木林地权属证明文件、公告材料、现场勘验定界材料、附图或者地块示意图、登记的核准文件、林权登记台帐等林木和林地权属登记发证原始材料、林权管理信息系统的备份等文件材料，由县级以上地方人民政府承办林权登记发证事宜的林业主管部门归档保存。（3）落实产权中的各村调查图表、清册、实施方案、合同、协议、村民代表大会、决议、公示等文件材料，由乡（镇）林业站、行政村等参与集体林权制度改革的单位归档保存，并将原件移交乡（镇）代为保管，留存复印件备查。（4）有关林权争议、来信来访、矛盾纠纷调处等文件材料，由受理机关或单位归档保存。（5）各级林改档案的具体归档范围按《阳泉市集体林权制度改革文件材料归档范围》（附件二）执行。
2、整理。林改专业档案按其工作性质和内容分为四类，即：前期文件类、综合类、资源调查类、林权登记类。林权改革档案中的文件类材料，一般应按年度归档整理；资源调查、林权勘验等图纸资料，一般应装订或折叠成册，林权登记档案材料，一般以宗地为单位保管，在完成工作后及时归档；权属发生变化时，应及时补充变更记录。林改档案保管期限分永久、定期两种。其中定期又分为10年和30年。
（三）林改档案检查验收阶段
检查验收实行县自查、市核查，并接受省级抽查验收。检查验收主要内容包括：（1）有专兼职档案管理人员；（2）档案管理制度（3）是否依法收集、整理、规范性的分门别类建档、归档；（4）涉及的各种登记台帐、表填写准确、规范，真实、合法，按要求装订成册。（5）有检索工具。（6）有规范的装具。（7）按时向有关部门移交。
（四）林改档案移交阶段
林权改革档案文件归档整理后，应编制档案检索目录即归档文件目录、专题文件目录、林木林地权属人名索引等，县级以上林业、档案主管部门应建立档案信息管理系统。
（1）村（组）应将每一阶段收集的文件材料原件及时交乡（镇）林改办，由乡（镇）林改办集中整理、排列、编号、编目，以村建档、一组一卷建立档案文件级目录数据库，待林改工作结束后，将档案及机读目录交县（区）林改办集中系统排列。
（2）各县（区）林改工作结束后两个月之内，各县（区）林改办将一套林权档案（原件）、目录数据、林权证管理信息数据移交各县（区）档案馆永久保存，并按规定办理移交手续，县（区）林业主管部门保留移交清册及复印件备查。
（3）市及各县（区）、乡（镇）、村在林改工作中产生的档案材料根据实际工作需要，原则上要形成四套（一套原件、三套复制件），归档工作要在林权发证结束后一个月之内全面完成，并及时完成移交手续。各县（区）应在一定期限内将全部林改档案的两套复制件交市林改办及市档案局备查。
四、保障措施
1、人员配备。各级林改办应配备能力强、素质高的专兼职档案管理人员，并确保人员相对稳定。档案管理人员必须进行集中培训，熟悉林改档案管理内容，熟练掌握林改档案整理操作规程。2、制度保障。档案管理单位要依据林改特点建立健全林改文件材料的收集、整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等管理制度。3、物质保障。各级林改办要为林改档案管理工作的开展提供必要的资金、设备和人员保障，根据实际情况，增设林改档案库房或林改档案专柜及一定数量的档案盒，配备存放电子档案及档案管理软件的电脑。做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防污染、防鼠、防虫等工作，确保档案安全。
五、工作要求
1、确保档案形成质量。（1）归档文件应为原件，归档文件材料应确保字迹工整、数字准确、图样清晰、手续完备；档案记录发生变化时，应及时补充变更记录；（2）归档的林改文件材料使用的书写材料、纸张、装订材料等，要符合档案保护要求；要使用碳素、黑蓝墨水等不易褪色的书写材料（因特殊情况产生的字迹模糊或易褪变的文件材料应附一份清晰的复印件）；（3）非纸质材料要配以相应的目录和说明（录音、录像材料要保证载体的有效性，电子文件和GIS采集系统数据及航片要用不可擦除性光盘并制成纸质文件同时归档保存），产生电子文件的软硬件环境及参数须符合有关要求；照片和图片，要配有简洁的文字说明，标明时间、地点、人物和事件。（4）参与林权改革工作的单位和个人，应严格执行档案管理制度，已办理完毕需归档的文件材料应及时归档，不得据为己有和拒绝归档。
2、做好档案的管理和利用工作。各级林业主管部门应当明确林权改革档案保管的责任单位。村级林权改革档案应指定专人保管，对不具备档案安全保管条件的可由乡（镇）代为保管。林权改革档案除确需保密的之外，应当按照有关规定，为社会提供利用服务。档案管理单位要积极开发档案信息资源，主动为林改及其他业务的开展提供方便、快捷的信息服务。档案管理单位要采用先进技术和手段，逐步实现林改档案的数字化及网络化管理，提高工作效率。档案移交单位利用有关档案资料时，各级国家综合档案馆应做好服务工作，免收除复制成本费外的其他各种费用，并为查阅档案提供便利条件。
3、加强检查指导验收。各级林改办和档案部门要密切配合，通力协作，加强对林权改革档案工作的检查指导，把档案工作纳入林权改革成果检查验收项目。市、县（区）档案部门会同林改办将进行不定期抽查，林改工作结束后，将进行总验收。
各级林改办可根据以上意见，结合本县（区）实际，制订具体的林权改革档案管理办法。
附件2：
阳泉市集体林权制度改革文件材料归档范围与保管期限
一、市级林权改革档案
（一）前期文件类
1、省、市、县（区）的集体林权制度改革文件（方案）
（1）重要的（意见、实施方案、批复） 永久
（2）一般的 10年
（二）综合类
1、市级林权改革工作计划、工作总结等 永久
2、市级林权改革历次会议记录 30年
3、市级林权改革宣传培训情况、资料 10年
（三）资源调查类
全市社会经济基本状况和森林、林木、林地资源现状
及林改前后集体林的变化情况况 永久
二、县（区）级林权改革档案
（一）前期文件类
1、省、市的集体林权制度改革文件（方案）
（1）重要的（意见、实施方案、批复） 永久
（2）一般的 10年
2、县（区）的集体林权制度改革文件（方案）
（1）重要的（成立机构、实施方案、意见、请示、运作程序、总结） 永久
（2）一般的 10年
3、乡（镇）集体林权制度改革实施方案的请示及上级批复 永久
4、乡（镇）集体林权制度改革组织机构、计划 30年
5、村（组）集体林权制度改革实施方案的请示及上级批复 永久
（二）综合类
1、县级林权改革历次会议记录、讲话 永久
2、县级林权改革宣传培训情况、资料 10年
3、乡（镇）集体林权制度改革总结 30年
4、本县林权改革验收报告等验收材料 永久
5、其他与集体林权制度改革相关文件 30年
（三）资源调查类
1、集体林权制度改革基本情况调查统计表 永久
2、改革前集体林业用地面积调查统计表 永久
3、改革前集体林业用地林分调查统计表 永久
4、林业用地区划图 永久
5、林权分布图（分集体、个人、企业、其他着色） 永久
6、乡（镇）森林资源分布图 永久
（四）林权登记类
1、林权管理信息系统的备份材料 永久
2、林权登记台帐 永久
3、林权登记申请表 永久
4、受理林权登记表（核准材料） 永久
5、林权证发放登记表、册 永久
6、林权登记现场勘验表及相关证明材料 永久
7、林木林地权属证明文件 永久
8、林权争议登记表及调处意见 永久
9、林权证变更登记情况 永久
10、公告材料（林权登记申请公示结果回执单、林权
登记申请公示通知书回执、林权登记申请公示表） 永久
以下材料以户建档：
1、个人申请 永久
2、林权申请登记表 永久
3、身份证复印件 永久
4、承包合同（协议书） 永久
5、现场勘界确认材料 永久
6、附图或地块示意图 永久
7、其它相关证明材料 永久
三、乡（镇）级林权改革档案（由乡（镇）林业站建档）
（一）前期文件类
1、县（区）、乡（镇）的集体林权制度改革文件（成立机构、
实施方案、意见、请示、运作程序、总结等） 永久
2、乡（镇）成立领导组工作机构人员名单及职责 永久
3、乡（镇）林权制度改革实施方案、请示、批复等材 永久
4、村（组）林权制度改革实施方案、请示、批复等材 永久
（二）综合类
1、乡（镇）林权改革历次会议记录、讲话 永久
2、乡（镇）林权改革宣传培训情况、资料 10年
3、乡（镇）林权改革验收报告等验收材料 永久
4、上级调研情况有关材料 10年
5、其他与集体林权制度改革相关文件 10年
（三）资源调查类
1、集体林权制度改革基本情况调查统计表 永久
2、改革前集体林业用地面积调查统计表 永久
3、改革前集体林业用地林分调查统计表 永久
4、各种调查摸底表 永久
5、乡行政界确认图 永久
6、林业用地区划图 永久
7、林权分布图（分集体、个人、企业、其他着色） 永久
8、乡（镇）森林资源分布图 永久
（四）林权登记类
1、林权登记台帐 永久
2、受理林权登记表（核准材料） 永久
3、林权证发放登记表、册 永久
4、林权争议登记表及调处意见 永久
5、林权证变更登记情况 永久
6、公告材料（林权登记申请公示结果回执单、林权
登记申请公示通知书回执、林权登记申请公示表） 永久
以下内容以户建档：
1、个人申请 永久
2、林权申请登记表 永久
3、身份证复印件 永久
4、承包合同（协议书） 永久
5、现场勘界确认材料 永久
6、附图或地块示意图 永久
7、其它相关证明材料 永久
四、村级林权改革档案
（一）前期文件类
1、县（区）、乡（镇）的集体林权制度改革文件等材料 永久
2、本行政村的集体林权制度改革方案、请示、批复、计划等材料 永久
（二）综合类
1、本村林地承包方案 永久
2、其他与集体林权制度改革相关文件 10年
3、本村集体林权制度改革各种会议记录（包括会议的
时间、地点、参加人数、会议内容、结果、表决签字等 ） 永久
4、各种公告材料（包括公示时间、地点、内容、结果等） 永久
5、本村林改领导小组、评估小组、核查小组人员名单及职责 永久
6、本村林权改革工作验收申请和上级验收意见 永久
7、本村林权改革工作总结 永久
8、林权培训、宣传材料 10年
9、各种台帐 永久
10、家庭承包过程中抓阄人员、时间、地点和结果记录；
招标、拍卖等其他承包方式的记录材料等 永久
11、外业勘察记录（包括文字、图表、签字等内容） 永久
10、其他与林权改革相关的文字、图表、音像等 永久
（三）资源调查类
1、集体林权制度改革基本情况调查统计表 永久
2、改革前林权证件登记调查统计表 永久
3、改革前林权证件认定公示表 永久
4、改革前集体林业用地面积调查统计表 永久
5、改革前集体林业用地林分调查统计表 永久
6、林改调查摸底勘界调查表 永久
7、林地承包、林权登记现场勘验表 永久
8、集体林权制度各进度统计表 10年
9、林木评估报告 永久
10、村行政界确认图 永久
11、林业用地区划图 永久
12、林权分布图（分集体、个人、企业、其他着色） 永久
13、乡（镇）森林资源分布图 永久
（四）林权登记类
1、林权登记申请表 永久
2、受理林权申请登记表 永久
3、林权证发放登记表 永久
4、林权争议登记表及调处意见 永久
5、家庭承包合同 永久
6、其他承包合同（包括活立木转让、四荒拍卖、
低产林拍卖、承包荒山造林合同等） 永久
7、银行抵押合同 永久
以下内容以户建档：
1、个人申请 永久
2、林权申请登记表 永久
3、身份证复印件 永久
4、承包合同（协议书） 永久
5、现场勘界确认材料 永久
6、附图或地块示意图 永久
7、其它相关证明材料 永久
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