阳泉市人民政府办公厅

关于加强机构改革中档案管理工作的通知

各县（区）人民政府，市直各有关单位：

　  为切实做好机构改革中的档案管理工作，确保机构改革中档案的完整与安全，妥善处置机构变动部门和单位档案的合理归属与流向，确保国家档案资源安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等法律、法规，现就机构改革中档案管理有关工作通知如下：

　　一、机构变动部门和单位在机构改革中必须高度重视档案工作，切实将其纳入本单位机构改革工作任务，认真做好应归档文件的收集、整理、归档和交接工作，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁本部门和单位形成的各种载体的档案材料。

二、撤并单位必须确定专人，将档案收集齐全，按照档案整理规范标准认真整理，编制档案移交目录，将档案及组织沿革、全宗卷等有关材料一并向市档案馆或指定单位移交。在档案整理移交前，有关人员不得调离。否则，造成档案损失的，要依照有关法律、法规的规定，追究领导和有关人员责任。

三、机构变动部门和单位档案的归属和流向按以下要求执行：

（一）机构撤销或合并的市人事局、市劳动和社会保障局、市经济委员会、市政府国有资产监督管理委员会、市建设局、市交通局、市水利局、市农业局、市文化新闻出版局、市广播电视总台（市广播电视局）、市政府外事办公室的档案由原单位按照档案整理的规范要求，对所有门类的档案进行认真整理，编制档案移交目录，原则上向市档案馆移交。要深刻吸取过去机构改革中档案管理的历史教训，绝不允许档案资源流失和毁损。确因工作需要暂时不能向市档案馆移交的，由原单位严格规范整理，在确保档案齐全、完整的前提下，经市档案局同意和许可，可由其职能归属的主要部门或单位档案室对该档案全宗实行封口管理，达到规定年限后移交市档案馆。档案整理和移交进馆必须达到如下要求：

1、归档文件齐全完整。各单位在移交档案时，应将本单位所形成的各种门类、各种载体档案集中进行整体移交。基本建设档案、设备档案原则上移交给继承该产权和继续行使其管理职能的单位保存和利用。必要时，也可向市档案馆移交。

2、案卷质量符合有关业务规范的规定。各单位移交的档案必须要进行规范化的整理、编目，不得以零散文件形式移交。移交档案时应同时移交各种检索工具一式二份和电子版目录。

3、交接及时、手续齐备。档案交接后，交接双方应及时办理交接手续，填写《档案交接文据》，档案移交一方应将交接手续交新组建单位留存。

4、机关编制的文件汇编、史志、年鉴、组织沿革、大事记、全宗介绍、内部期刊、出版物等有关资料随同档案一并移交。

5、档案整理和移交工作必须在2010年11月底前完成。

（二）机构保留，只是名称、隶属关系、级别改变的市中小企业局、市城镇集体工业联合社、市农业机械化发展中心、市食品药品监督管理局、市人民防空办公室、市物价局、市城市管理行政执法局、市政府机关事务管理局仍保持其历史联系，按原有全宗，对本单位档案进行集中整理和统一管理，不得分散。

　 （三）新组建的市经济和信息化委员会、市人力资源和社会保障局、市住房保障和城乡建设管理局、市交通运输局、市水务局、市农业委员会、市文化广电新闻出版局、市煤炭工业局，分别建立新的全宗，对新组建后及职能调整后所形成档案进行集中统一管理。

四、凡新设置的部门和单位都应及时建立档案工作机构，配备档案管理人员，配置档案专用库房和档案保管利用设备，健全档案管理制度，确保档案的收集、保管和利用工作有序进行。

五、凡新设置的部门和单位、机构或职能发生变化的部门和单位应对本单位档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表及时进行修订，报市档案局审核批准。

六、机构改革变动部门和单位要坚持从有利于国家档案资源完整和方便部门利用目的出发，凡对档案归属问题发生争议的，有关单位应及时向市档案局反映，以便共同协商，妥善处理。

七、市档案局要加大对档案工作的监管力度，依法对机构改革中档案归属与流向进行监督与管理，跟踪督查，依法检查，做好档案的指导与接收工作，确保国有档案资源的完整与安全。年底前，要对机构改革变动部门和单位档案管理情况进行通报。

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。各有关单位一定要重视和加强机构变动中的档案管理工作，切实解决机构改革中档案工作的实际问题，做到档案处置与机构改革同步进行，确保机构改革中档案的完整与安全。

                                  二○一○年三月十六日